Oletko joskus kuunnellut puhetta tai esitystä, jonka pitäjä tuntuu elävän omassa kuplassaan? Hän kertoo ummet ja lammet itselleen tärkeistä asioista huomaamatta, että kuulijat eivät ymmärrä puoliakaan ja heidän keskittymisensä herpaantuu.
Kirjoittavana asiantuntijana et halua olla kuin tällainen esiintyjä vaan haluat huomioida lukijasi. Et kirjoita itsellesi tai huvin vuoksi vaan haluat välittää tietoa. Sen vuoksi sinun on hyvä miettiä, kuka tekstiäsi lukee, jo ennen kuin aloitat kirjoittamisen. Onko tekstisi kohderyhmää samalla alalla toimiva kollega, sidosryhmäläinen vai maallikko?
Et tietenkään voi päättää, kuka tekstiä lukee ja kuka ei, mutta voit päättää, kenelle kirjoitat. Jos haluat tekstin sopivan kaikenlaisille lukijoille, sinun pitää ottaa erityyppiset lukijat huomioon ja miettiä, miten paljon kerrot taustatietoja, millaisia sanoja käytät tai miten paljon selität käyttämiäsi termejä, jotta viestisi tulee ymmärretyksi.
Kun teksti on suunnattu saman alan kollegalle, voit käyttää siinä alalla vakiintunutta sanastoa sen kummemmin selittelemättä. Jos jollekin asialle on useita eri nimityksiä tai käsitykset vaihtelevat alan sisällä, kannattaa asiantuntijoidenkin välisessä viestinnässä täsmentää, mitä itse tarkoittaa juuri sillä käsitteellä tai sanalla. Myös alan opiskelijoille suunnatussa tekstissä pitää huomioida se, että asiat ja sanasto ovat vielä osittain vieraita.
Sidosryhmille suunnatussa tekstissä voit olettaa, että lukijat tuntevat alan sanastoa jonkin verran. Oikoluin kerran erään sosiaalialan asiantuntijan tekstiä, jossa oli minulle maallikkona vaikeaa sanastoa, mutta erikoissanasto jäi lopulliseen tekstiin, koska teksti oli tarkoitettu sidosryhmille. Jos kuitenkin olet kirjoittajana epävarma siitä, onko teksti kohderyhmällesi liian vaikeaa, kannattaa selittää hieman liikaa kuin olettaa lukijoiden tietävän kaiken. Liian vaikeaselkoiselta tuntuva teksti jää helposti lukematta, vaikka aihe olisi kiinnostava. Lukija ei halua tuntea itseään tyhmäksi.
Jos kirjoitat maallikolle, joudut kirjoittamaan yleistajuisesti. Maallikko saattaa olla yhtä korkeasti koulutettu kuin sinä, mutta eri alan asiantuntijana alasi käytännöt ja sanasto ovat hänelle vieraita. Eräs juristi kertoi olleensa lukuisi kertoja IT-alan asiantuntijoiden kanssa kokouksissa, joista ei ymmärtänyt mitään, vaikka hänen odotettiin kokouksien perusteella laativan sopimuksia. Älä jätä lukijoitasi samalla lailla pimentoon vaan käytä yleiskielisiä sanoja tai selitä vaikeat termit.
Yleistajuistaminen tarkoittaa yleensä sitä, että joudut vetämään mutkia suoriksi: jätä yksityiskohtia ja alan sisällä tärkeäksi katsottuja rajanvetoja tekstistä pois, jotta ydinasia tulisi selväksi. Pelkistäminen on haastavaa mutta välttämätöntä ja saattaa vaatia maallikkolukijan käyttämistä esilukijana. Myös kielenhuoltajat usein puuttuvat liian vaikealta tuntuvaan tekstiin.
Joillakin aloilla lukija tai kuulija on totuttu ottamaan huomioon paremmin kuin toisilla. Esimerkiksi lääkärit viestivät toisilleen erikoiskielellä, jonka latinaan pohjautuva sanasto on heille tuttua. Kun lääkäri taas viestii potilaalle, hän voi valita läpinäkyviä, suomalaisia sanoja samoille asioille. Tästä ovat esimerkkinä Duodecimin julkaisemat Käypä hoito -suositukset, joista tehdään kaksi eri versiota: alan ammattilaisille tarkoitettu versio ja erillinen potilasversio. Samanlaista selittävää viestintää voi hyödyntää muillakin aloilla.
Esimerkki:
Kollegalle: ”CT:ssä benigni tuumori.”
Potilaalle: ”Tietokonetomografiassa näkyy hyvänlaatuinen kasvain.”
Aina ei ole helppo päättää, kenelle tekstiään kirjoittaa. Joskus tekstin lukija kirkastuu vasta kirjoitusprosessin edetessä. Voi tuntua helpommalta kirjoittaa omat ajatukset ensin ikään kuin asiantuntijalta toiselle ja ryhtyä vasta sen jälkeen miettimään, mitä pitää kansantajuistaa ja miten se onnistuisi.
Joskus kirjoittaminen alkaa sujua, jos miettii yhden konkreettisen ihmisen, jolle kirjoittaa ja joka samalla edustaa kaikkia toivottuja lukijoita. Valitse kohderyhmääsi sopiva tuttu henkilö, jota ajattelet tekstiä kirjoittaessasi. Näin tekstiin valikoituvat usein kuin huomaamatta osuvat selitykset ja oikeantasoinen sanasto.